2. Πεδίο εφαρμογής και διαφορετικοί ρόλοι

Η πολιτική καλύπτει την περιήγηση στον ιστότοπο, την υποβολή αιτήματος, την επικοινωνία, την έκδοση προσφοράς, τη σύναψη και εκτέλεση επαγγελματικής συνεργασίας, την τιμολόγηση, την τεχνική ασφάλεια και την άσκηση δικαιωμάτων.

Σε ορισμένες αναθέσεις ο επαγγελματίας πελάτης καθορίζει τον σκοπό και τα ουσιώδη μέσα επεξεργασίας δεδομένων του δικού του φακέλου. Σε αυτή την περίπτωση ο πελάτης είναι υπεύθυνος επεξεργασίας και το TETRANUS™ μπορεί να ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, μόνο βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών και, όπου απαιτείται, ειδικής συμφωνίας επεξεργασίας δεδομένων.

3. Βασικές αρχές επεξεργασίας

Εφαρμόζονται, κατά περίπτωση, οι αρχές:

• νομιμότητας, αντικειμενικότητας και διαφάνειας,
• περιορισμού του σκοπού,
• ελαχιστοποίησης δεδομένων,
• ακρίβειας και επικαιροποίησης,
• περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης,
• ακεραιότητας, εμπιστευτικότητας και λογοδοσίας.

4. Κατηγορίες δεδομένων που μπορεί να συλλέγονται

• Στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας: ονοματεπώνυμο, επαγγελματικό email, τηλέφωνο.
• Επαγγελματικά στοιχεία: ιδιότητα, κλάδος, εταιρεία ή γραφείο, θέση και στοιχεία εκπροσώπησης.
• Στοιχεία αιτήματος: περιγραφή ζητουμένου, εκτιμώμενος όγκος, προθεσμία, προτιμώμενος τρόπος επικοινωνίας και αίτημα NDA.
• Στοιχεία συνεργασίας: προσφορές, αποδοχές, επικοινωνίες, παραδοτέα, σχόλια, εκδόσεις και ιστορικό έργου.
• Οικονομικά και φορολογικά: στοιχεία τιμολόγησης, πληρωμών, παραστατικών και λογιστικών εγγραφών.
• Τεχνικά δεδομένα: IP, ημερομηνία/ώρα, φυλλομετρητής (browser), συσκευή, διευθύνσεις URL, αρχεία καταγραφής ασφάλειας, επιλογές cookies και τεχνικά σφάλματα.
• Υλικό επαγγελματικού φακέλου: έγγραφα, πίνακες, εικόνες, τεχνικά στοιχεία ή άλλα δεδομένα που αποστέλλονται μετά από συμφωνία.

5. Από πού λαμβάνονται τα δεδομένα

Τα δεδομένα μπορεί να προέρχονται:

• απευθείας από εσάς μέσω φόρμας, email, τηλεφώνου ή ασφαλούς καναλιού,
• από τον οργανισμό ή επαγγελματία που εκπροσωπείτε,
• από εξουσιοδοτημένους συνεργάτες ή συμβούλους σας,
• από δημόσιες ή επαγγελματικές πηγές, μόνο όταν είναι αναγκαίο για το συμφωνημένο έργο και επιτρέπεται νόμιμα,
• αυτόματα από τεχνικά αρχεία καταγραφής και εργαλεία συγκατάθεσης του ιστοτόπου.

6. Σκοποί επεξεργασίας και νομικές βάσεις

Όταν η επεξεργασία βασίζεται σε έννομο συμφέρον, αξιολογείται η αναγκαιότητα και η στάθμιση έναντι των δικαιωμάτων του φυσικού προσώπου. Όταν βασίζεται σε συγκατάθεση, η συγκατάθεση μπορεί να ανακληθεί χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας.

7. Υποχρεωτικά και προαιρετικά στοιχεία

Τα πεδία που σημειώνονται ως υποχρεωτικά στη φόρμα είναι αναγκαία για να ταυτοποιηθεί το αίτημα και να δοθεί απάντηση. Αν δεν παρασχεθούν, ενδέχεται να μην είναι δυνατή η αρχική εκτίμηση ή η σύναψη/εκτέλεση της συνεργασίας. Τα λοιπά πεδία είναι προαιρετικά, εκτός αν ζητηθούν αργότερα για συγκεκριμένο νόμιμο και συμφωνημένο σκοπό.

8. Ειδικές κατηγορίες δεδομένων και στοιχεία ποινικών υποθέσεων

Λόγω της φύσης ορισμένων επαγγελματικών φακέλων μπορεί, μόνο μετά από ειδική συμφωνία, να υποβληθούν δεδομένα υγείας, στοιχεία εργατικών ή νομικών υποθέσεων, δεδομένα ποινικών καταδικών/αδικημάτων ή άλλες ιδιαίτερα ευαίσθητες πληροφορίες.

Αυτά τα δεδομένα δεν πρέπει να αποστέλλονται από τη δημόσια φόρμα. Γίνονται δεκτά μόνο όταν υπάρχει σαφής σκοπός, κατάλληλη νομική βάση ή τεκμηριωμένη εντολή του επαγγελματία πελάτη, αναγκαία ελαχιστοποίηση και συμφωνημένος ασφαλής τρόπος επεξεργασίας.

9. Δημόσια φόρμα και ασφαλής αποστολή υλικού

Αφού αποτυπωθεί το ζητούμενο, μπορεί να συμφωνηθεί ασφαλέστερο κανάλι, περιορισμένη πρόσβαση, κρυπτογραφημένη μεταφορά, ψευδωνυμοποίηση, NDA ή DPA. Ζητείται μόνο το υλικό που είναι αναγκαίο για το συγκεκριμένο στάδιο.

10. Επεξεργασία με εργαλεία AI και αυτοματισμούς

Εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να υποστηρίζουν την ταξινόμηση, εξαγωγή δομής, σύνοψη, σύνταξη προσχεδίου, σύγκριση, εντοπισμό κενών και οργάνωση επιλογών. Η τελική επαγγελματική αξιολόγηση και απόφαση παραμένει σε άνθρωπο.

• Δεν λαμβάνονται αποκλειστικά αυτοματοποιημένες αποφάσεις που παράγουν νομικά αποτελέσματα ή σας επηρεάζουν με ανάλογα σημαντικό τρόπο, εκτός αν προηγηθεί ειδική ενημέρωση και συντρέχει νόμιμη βάση.
• Πριν από χρήση εμπιστευτικού ή ευαίσθητου υλικού συμφωνείται η επιτρεπτή ροή, οι κατηγορίες εργαλείων και τα αναγκαία μέτρα.
• Όπου είναι εφικτό εφαρμόζονται ελαχιστοποίηση, αφαίρεση άμεσων αναγνωριστικών ή ψευδωνυμοποίηση.

Το TETRANUS™ δεν χρησιμοποιεί το υλικό πελάτη για δικό του σκοπό εκπαίδευσης γενικών μοντέλων. Όπου παρέχεται σχετική τεχνική δυνατότητα, επιλέγονται ρυθμίσεις που περιορίζουν τη διατήρηση ή χρήση περιεχομένου από τον πάροχο για εκπαίδευση.

11. Αποδέκτες, εκτελούντες και κατηγορίες παρόχων

Πρόσβαση μπορεί να έχουν, μόνο στον αναγκαίο βαθμό:

• εξουσιοδοτημένο προσωπικό ή συνεργάτες που δεσμεύονται από εμπιστευτικότητα,
• πάροχοι φιλοξενίας (hosting), διακομιστών, αντιγράφων ασφαλείας και κυβερνοασφάλειας και τεχνικής υποστήριξης,
• πάροχοι φορμών και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email/SMTP), αποθήκευσης και συνεργατικών εργαλείων,
• πάροχοι AI ή αυτοματισμών, μόνο όταν εντάσσονται στη συμφωνημένη ροή,
• πάροχοι πληρωμών, τράπεζες, λογιστές και φορολογικοί συνεργάτες, όταν απαιτείται,
• πάροχοι στατιστικής ανάλυσης και διαχείρισης συγκατάθεσης, μόνο σύμφωνα με τις επιλογές συγκατάθεσης,
• νομικοί, ασφαλιστικοί ή άλλοι επαγγελματικοί σύμβουλοι,
• δημόσιες αρχές, όταν υπάρχει νόμιμη υποχρέωση ή δεσμευτική εντολή.

Οι πάροχοι δεσμεύονται, όπου απαιτείται, με συμβατικούς όρους επεξεργασίας, ασφάλειας και εμπιστευτικότητας. Δεν πωλούνται προσωπικά δεδομένα.

12. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Ορισμένοι τεχνικοί πάροχοι μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Σε τέτοια περίπτωση εφαρμόζεται νόμιμος μηχανισμός διαβίβασης, όπως απόφαση επάρκειας, εγκεκριμένες τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή άλλη επιτρεπτή εγγύηση, μαζί με συμπληρωματικά μέτρα όπου απαιτείται.

Πληροφορίες για τον συγκεκριμένο μηχανισμό που εφαρμόζεται σε μία ανάθεση μπορούν να ζητηθούν από το [email protected].

13. Χρόνοι τήρησης

Τα δεδομένα δεν διατηρούνται περισσότερο από όσο απαιτεί ο σκοπός, η σύμβαση, η ασφάλεια και η νομοθεσία. Ως βασική πολιτική εφαρμόζονται οι ακόλουθες περίοδοι, εκτός αν ειδική ανάθεση ή νομική υποχρέωση απαιτεί διαφορετικά:

14. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας

Ανάλογα με τον κίνδυνο και τη φύση του έργου εφαρμόζονται μέτρα όπως:

• περιορισμός πρόσβασης με ρόλους και αρχή ελάχιστου αναγκαίου δικαιώματος,
• κρυπτογράφηση TLS/SSL και ασφαλή διαπιστευτήρια και πολυπαραγοντικός έλεγχος όπου υποστηρίζεται,
• ενημερώσεις λογισμικού, τείχος προστασίας (firewall), προστασία κακόβουλης δραστηριότητας και παρακολούθηση,
• αντίγραφα ασφαλείας, έλεγχος επαναφοράς και καταγραφή συμβάντων,
• ψευδωνυμοποίηση ή αφαίρεση περιττών αναγνωριστικών,
• συμβατικές δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας και διαδικασίες διαχείρισης περιστατικών.

Κανένα σύστημα δεν μπορεί να εγγυηθεί απόλυτη ασφάλεια. Σε περίπτωση περιστατικού εφαρμόζεται διαδικασία αξιολόγησης, περιορισμού, τεκμηρίωσης και γνωστοποίησης όπου απαιτείται.

15. Δικαιώματα φυσικών προσώπων

Ανάλογα με τις προϋποθέσεις του ΓΚΠΔ, μπορείτε να ζητήσετε:

• ενημέρωση και πρόσβαση στα δεδομένα σας,
• διόρθωση ανακριβών ή συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων,
• διαγραφή, όταν δεν υπάρχει υπέρτερη νόμιμη βάση διατήρησης,
• περιορισμό της επεξεργασίας,
• εναντίωση σε επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον ή απευθείας εμπορική προώθηση,
• φορητότητα δεδομένων όπου εφαρμόζεται,
• ανάκληση συγκατάθεσης οποτεδήποτε,
• να μην υπόκεισθε σε αποκλειστικά αυτοματοποιημένη απόφαση με νομικό ή ανάλογα σημαντικό αποτέλεσμα, όπου εφαρμόζεται.

Για άσκηση δικαιώματος στείλτε αίτημα στο [email protected]. Μπορεί να ζητηθούν περιορισμένα πρόσθετα στοιχεία για ασφαλή επιβεβαίωση ταυτότητας. Η απάντηση παρέχεται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και εντός της νόμιμης προθεσμίας.

16. Εμπορική επικοινωνία

Ενημερωτικά ή προωθητικά μηνύματα αποστέλλονται μόνο όταν υπάρχει κατάλληλη νόμιμη βάση και παρέχεται εύκολος τρόπος διακοπής. Μπορείτε να εναντιωθείτε ή να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση ανά πάσα στιγμή. Η επικοινωνία για ενεργό αίτημα, προσφορά, σύμβαση, ασφάλεια ή παραδοτέο δεν θεωρείται προωθητική επικοινωνία.

17. Cookies, analytics και διαχείριση συγκατάθεσης

Ο ιστότοπος χρησιμοποιεί τεχνικά αναγκαία cookies για βασικές λειτουργίες και ασφάλεια. Προαιρετικά cookies στατιστικής, εξατομίκευσης ή marketing ενεργοποιούνται μόνο σύμφωνα με τις επιλογές συγκατάθεσής σας, όταν η συγκατάθεση απαιτείται.

Μπορείτε να αλλάξετε ή να ανακαλέσετε τις επιλογές σας μέσω του εργαλείου «Διαχείριση συγκατάθεσης» του Complianz και να δείτε αναλυτικές πληροφορίες στην Πολιτική Cookies και Ρυθμίσεις Συγκατάθεσης.

18. Υπηρεσίες που δεν απευθύνονται σε ανηλίκους

Ο ιστότοπος και οι υπηρεσίες είναι B2B και δεν απευθύνονται σε ανηλίκους. Αν διαπιστωθεί ότι δεδομένα ανηλίκου υποβλήθηκαν χωρίς κατάλληλη νόμιμη βάση ή εξουσιοδότηση, θα ληφθούν μέτρα διαγραφής ή άλλου νόμιμου χειρισμού.

19. Εξωτερικοί σύνδεσμοι και υπηρεσίες τρίτων

Ο ιστότοπος μπορεί να παραπέμπει σε τρίτες ιστοσελίδες ή πλατφόρμες. Οι τρίτοι είναι ανεξάρτητα υπεύθυνοι για τις δικές τους πρακτικές απορρήτου. Συνιστάται να διαβάζετε τις πολιτικές τους πριν από την παροχή δεδομένων.

20. Ενημερώσεις της Πολιτικής

Η πολιτική μπορεί να τροποποιείται λόγω μεταβολής υπηρεσιών, παρόχων, τεχνολογίας ή νομικού πλαισίου. Η ισχύουσα έκδοση δημοσιεύεται πάντοτε στην παρούσα διεύθυνση με ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης. Για ουσιώδεις αλλαγές μπορεί να παρέχεται πρόσθετη ενημέρωση.

21. Επικοινωνία, αιτήματα και δικαίωμα καταγγελίας

Για ερώτημα ή άσκηση δικαιώματος επικοινωνήστε στο [email protected] ή μέσω της σελίδας Επικοινωνία.

Έχετε επίσης δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή. Για την Ελλάδα: Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Πριν από καταγγελία για μη ικανοποίηση δικαιώματος, συνιστάται να έχει προηγηθεί σχετικό αίτημα προς τον υπεύθυνο επεξεργασίας.